Зберігання первинних бухгалтерських документів
Зберігання поточних документів в бухгалтерії
Зберігання первинних бухгалтерських документів, бухгалтерської звітності, облікових регістрів до передачі в архів підприємства забезпечується в бухгалтерії в закритих від сторонніх приміщеннях або в шафах під замком.
Головний бухгалтер визначає відповідальну особу, яка відповідає за збереження переданих на зберігання документів. Відповідального найкраще призначити наказом керівника.
Терміни зберігання справ визначаються відповідно до переліку управлінських документів, але вони не можуть бути менше 5 років.
Робочі плани рахунків, програмне забезпечення, документи по обліковій політиці зберігаються на підприємстві не менше 5 років, починаючи з наступного року, коли вони використовувалися для складання звітності в останній раз.
Бланки суворої звітності (грошова чекова книжка, бланк трудової книжки і т.д.) повинні зберігатися в сейфі або металевій шафі під замком.
Поточні первинні бухгалтерські документи, які мають відношення до певного регістру обліку зшиваються в хронологічному порядку в справу з твердою обкладинкою і супроводжуються довідкою для архіву.
Виписки банку і додані до них документи, а також касові документи (прибуткові та видаткові ордери, звіти касира) упорядковано в хронологічному порядку і прошиваються.
Деякі види документів такі, як наряди на роботу, можуть зберігатися без палітурки, але повинні перебувати в папці щоб уникнути їх втрати.
Передача бухгалтерських документів в архів
Зберігання первинних бухгалтерських документів, бухгалтерської звітності, облікових регістрів і передача їх на зберігання в архів підприємства забезпечується головним бухгалтером.
Передача на зберігання первинних бухгалтерських документів в архів підприємства проводиться за описом, яку погоджує спеціальна експертна комісія і затверджує директор (керівник) підприємства.
В описі справ міститься інформація про найменування, номенклатурному номері, кількість і терміни зберігання справи.
Опис справ постійного зберігання відрізняється від опису справ тимчасового зберігання тим, що в ній відсутня інформація про термін зберігання. При незначному документообіг опису можуть створюватися за ряд років.
Справи підготовлені для передачі на зберігання в архів повинні бути поміщені в тверду обкладинку і зшиті на 4 проколи. Всі металеві дужки і скріпки прибираються, сторінки нумеруються арабськими цифрами, в кінці прикладається лист для заверительной записки. У заверительную записку включається інформація про:
- літерних (2а, 2б) і пропущених номерах листів,
- номерах листів з наклеєними документами,
- загальну кількість аркушів у справі.
На обкладинці кожної справи пишеться найменування організації, номер і найменування справи, дати першого і останнього документа у справі, кількість аркушів у справі та терміни зберігання.
Забезпечення збереження документів є обов'язком підприємства, тому що деякі види справ (відомості нарахованої заробітної плати і т.д.) мають тривалі терміни зберігання і несуть важливу інформацію, яка може бути затребувана самими працівниками, податковою інспекцією або пенсійним фондом . Тому роботу з формування і передачі справ на зберігання, а також забезпечення схоронності документів довіряйте кваліфікованим, досвідченим фахівцям.